Langkah Penting dalam Membuat Acara Outdoor

Dalam membuat sebuah event, khususnya event besar yang melibatkan banyak orang, membutuhkan perancangan dan eksekusi yang matang. Ada dua jenis event secara umum dilihat dari lokasi yaitu event indoor dan event outdoor. Membuat event dengan konsep outdoor cukup lebih menantang bagi sebagian besar orang. Contohnya seperti acara konser musik dan pesta pernikahan di tengah hutan pinus yang kini populer. Bukan hanya membentuk tim panitia dengan tugas atau job desk masing-masing, ada beberapa langkah penting yang harus diperhatikan ketika ingin membuat sebuah event outdoor.

Langkah Penting dalam Membuat Acara Outdoor

Langkah Penting dalam Membuat Acara Outdoor

Langkah-langkah tersebut terdiri dari:

1. Perencanaan

Perencanaan atau planning fase ini bukan sekadar mengeluarkan ide ingin membuat acara seperti apa dengan teman seperti bagaimana saja, tetapi secara keseluruhan. Dalam langkah dasar ini kita sebagai pembuat dan penyelenggara wajib membuat deretan pertanyaan yang diajukan pada diri kita sendiri dan kepada tim panitia.

Deretan pertanya itu bisa disebut dengan 6 basic thinking yang berupa apa, kapan, dimana, siapa, kenapa, dan bagaimana. Keenam pertanyaan dasar ini dikembangkan menjadi pertanyaan-pertanyaan yang lebih rinci seperti apa tujuan utama dibuatnya acara, acara seperti apa yang ingin dibuat, kapan diadakannya, kapan harus memulai lakukan persiapan, di mana lokasinya, dan lain sebagainya.

Ada baiknya jawaban terbaik dari deretan pertanyaan merupakan kesepakatan satu tim agar saat eksekusi berbagai rencana semua satu tujuan. Ini juga untuk mengurangi terjadinya cek-cok antar anggota panitia.

2. Research, Reset, dan Survey

Langkah kedua adalah dengan melakukan research, reset, dan survey. Tiga kegiatan ini wajib dilakukan kalau ingin acara yang dibuat berjalan sesuai harapan dan memberi kesan istimewa kepada orang-orang yang hadir. Kita juga bisa punya gambaran dari event-event sejenis yang sudah pernah diselenggarakan sebelumnya. Memperbaiki kekurangannya dan lebih bisa mengembangkan event.

3. Persiapan

Berikutnya adalah persiapan. Langkah persiapan ini meliputi banyak bagian penting yang menjadi pondasi event bisa terselenggara. Contohnya penyebaran proposal sponsor, merancang sesi dan bentuk promosi, menghitung dan mempertimbangkan penggunaan alat-alat, perhitungan biaya, dan banyak lagi.

Dalam langkah ini panitia bisa memikirkan berbagai desain untuk berbagai keperluan. Mulai dari desain venue, dekorasi, hingga desain poster event. Pikirkan juga berbagai fasilitas yang harus disiapkan untuk melengkapi event. Khususnya event outdoor.

4. Eksekusi dan Evaluasi

Lanjut ke saat-saat panitia harus sudah matang dan siap mengeksekusi di hari H. Bila pada langkah-langkah sebelumnya telah dijalankan dengan maksimal, maka risiko seperti adanya kendala di saat event digelar akan lebih mudah ditangani. Karena tentu sangat sulit membuat event yang sukses secara 100%. Setelah event selesai, jangan lupa buat waktu evaluasi bersama.

Sumber listrik merupakan hal yang penting dalam pelaksanaan event outdoor. Salah satu alternatif sumber listrik adalah dengan bantuan genset. Pastikan kebutuhan listrik yang diperlukan untuk kegiatan jangan sampai menyewa genset yang terlalu besar kapasitasnya karena akan rugi tetapi jangan juga terlalu kecil sehingga tidak sesuai dengan kebutuhan, untuk menghitungnya dapat dibantu oleh tim https://sewatama.com/ingin-sewa-genset-untuk-event-outdoor-perhitungkan-dulu-listrik-yang-dibutuhkan/

Anda dapat melakukan penyewaan genset dan pastikan menyewa ditempat yang terpercaya dengan genset yang berkualitas dan tim yang ahli. Untuk penyewaan dapat sewa genset disini yang tentunya didukung oleh tim yang ahli dan genset berkualitas.